Kundernes historier

Kundernes historier: En samling af vores blog-indlæg
Udforsk historier om, hvordan vi har hjulpet vores kunder med at opnå deres mål og skabe banebrydende resultater. Bliv inspireret af vores engagerede team og lær, hvordan vi kan arbejde sammen for at transformere din virksomhed.
Læs mere
Kontakt os
Procesbeskrivelse: Gendannelse af data og oprettelse af kundekartotek for skorstensfejer
Efter at en tidligere medarbejder slettede alle skorstensfejerens data, var der et akut behov for at gendanne vitale oplysninger for at sikre fortsat drift.
Opgaven omfattede manuel datarekonstruktion og automatiseret dokumentbehandling ved hjælp af Microsoft Power Platform’s AI Builder.
Projektet genskabte kundedata, ruteoversigter og betalingsinformationer og implementerede en robust digital løsning for at forhindre fremtidige datatab.
Procesbeskrivelse: Gendannelse af data og oprettelse af kundekartotek for skorstensfejer
Baggrund: Efter at en tidligere medarbejder uretmæssigt slettede alle skorstensfejerens data fra systemet, var der et akut behov for at gendanne vitale oplysninger for at sikre fortsat drift. Opgaven omfattede en dybtgående proces med manuel datarekonstruktion og avanceret automatiseret dokumentbehandling ved hjælp af Microsoft Power Platform’s AI Builder. Projektet havde til formål at genskabe kundedata, ruteoversigter og betalingsinformationer samt at implementere en robust digital løsning for at forhindre fremtidige datatab.
Indsamling og klargøring af fysiske ruteoversigter: Den indledende fase involverede en omhyggelig indsamling af alle tilgængelige fysiske dokumenter, der dækkede 12 måneders drift. Dokumenterne var spredt over flere lokationer og bestod af en blanding af trykte rapporter, håndskrevne noter og personlige notater fra skorstensfejeren. Denne mangfoldighed af dokumenttyper og formater skabte en betydelig udfordring for digitaliseringsprocessen.
For at strukturere materialet blev dokumenterne systematisk sorteret og kategoriseret efter relevans og indhold. Dette omfattede identifikation af kritiske oplysninger såsom kundeoplysninger, ruteplaner, servicehistorik og betalingsstatusser. Mange dokumenter indeholdt håndskrevne noter med varierende læsbarhed, hvilket krævede særlig opmærksomhed for at sikre, at ingen vigtige detaljer blev overset.
Efter sorteringen blev dokumenterne klargjort til scanning. Dette trin var afgørende for at overføre de fysiske data til et digitalt format, der kunne behandles yderligere.
Manuel datarekonstruktion og validering: For at få skorstensfejeren hurtigt i gang igen blev det besluttet at starte med manuel indtastning af data for den første måned. Dette omfattede en detaljeret gennemgang og indtastning af alle ruteoversigter, kundeadresser, besøgsplaner og relevante kommentarer i et Excel-ark. Hver post blev nøje verificeret for at sikre nøjagtighed.
Denne proces var ekstremt tidskrævende og tog omkring 5 timer for blot én måneds data. Under indtastningen blev der opdaget flere inkonsistenser og manglende oplysninger, hvilket krævede yderligere efterforskning og kommunikation med skorstensfejeren for at udfylde hullerne. Det blev hurtigt klart, at manuel indtastning af de resterende 11 måneders data ville være uholdbart og ineffektivt.
Implementering af Microsoft Power Platform AI Builder til automatiseret dataekstraktion: For at optimere processen blev Microsoft Power Platform’s AI Builder introduceret som en løsning til automatisering af dataekstraktionen. En Custom Document Processing Model blev udviklet og trænet ved hjælp af de manuelt indtastede data fra den første måned. Dette træningssæt hjalp AI-modellen med at lære specifikke mønstre og datafelter, der var relevante for skorstensfejerens operationer.
Udviklingen af modellen krævede en dybdegående forståelse af AI Builder’s funktioner og omfattede flere iterationer af træning og justering for at forbedre nøjagtigheden. 
Scanning og digitalisering af resterende dokumenter: Alle fysiske dokumenter for de resterende 11 måneder blev herefter scannet og digitaliseret. Der blev etableret en effektiv arbejdsgang for at sikre, at alle filer blev korrekt gemt og organiseret. 
Automatiseret dataudtrækning og manuel efterkontrol: Med alle dokumenter digitaliseret blev AI Builder’s model anvendt til at udtrække data automatisk. Processen blev kørt i batches, og hvert batch blev nøje overvåget for fejl og uregelmæssigheder. På grund af den varierende kvalitet af dokumenterne nåede modellen ikke fuld nøjagtighed, hvilket forventedes.
Efter den automatiserede udtrækning blev der gennemført en omfattende manuel efterkontrol. Dette trin var kritisk for at sikre dataintegriteten og involverede sammenligning af de udtrukne data med de originale scannede dokumenter. Eventuelle fejl blev rettet, og manglende data blev tilføjet manuelt. Denne proces sikrede, at alle kundedata, ruteplaner og betalingsoplysninger var korrekte og fuldstændige.
Oprettelse af et kundekartotek i SharePoint: 
De validerede data blev derefter struktureret og indlæst i et nyoprettet kundekartotek i SharePoint. Oprettelsen af kartoteket omfattede design af en database med tilpassede felter for at imødekomme skorstensfejerens specifikke behov. Dette inkluderede detaljer som kundens kontaktinformation, servicehistorik, kommende besøg og betalingsstatus.
For at forbedre funktionaliteten blev der oprettet brugerdefinerede visninger og filtre, hvilket gjorde det muligt for skorstensfejeren at tilgå data på en intuitiv og effektiv måde. Der blev også integreret søgefunktioner og rapporteringsværktøjer for at lette den daglige drift og beslutningstagning.
Udvikling af en specialiseret printløsning til pretrykte girokort: En af de unikke udfordringer var behovet for at integrere dataene med skorstensfejerens eksisterende faktureringsmetode, som involverede pretrykte girokort. For at løse dette blev der udviklet en skræddersyet printløsning, der kunne trække data direkte fra SharePoint og placere dem korrekt på girokortene.
Denne løsning involverede oprettelse af skabeloner og makroer, der automatiserede udfyldningen af girokortene. Ved at integrere denne funktion kunne skorstensfejeren fortsætte med sine velkendte arbejdsgange uden at skulle investere i nye faktureringssystemer, samtidig med at effektiviteten blev øget, og risikoen for fejl ved manuel udfyldning blev elimineret.
Oprettelse af en dynamisk betalingsoversigt: Der blev oprettet en detaljeret betalingsoversigt i SharePoint for at overvåge kundernes betalingsstatus. Oversigten blev designet til at opdatere i realtid og inkluderede alarmer og notifikationer for forfaldne betalinger. Dette gav skorstensfejeren et klart overblik over indtægtsstrømmen og gjorde det muligt at tage proaktive skridt i forhold til opkrævning af ubetalte beløb.
Betalingsoversigten blev også integreret med kundekartoteket, hvilket gjorde det nemt at se en kundes fulde historik med ét klik.
Avanceret opsætning af SharePoint for sikkerhed og fremtidig datalagring: 
For at sikre dataenes sikkerhed blev SharePoint konfigureret med avancerede adgangskontrolindstillinger. Kun autoriserede brugere fik adgang, og forskellige niveauer af tilladelser blev tildelt baseret på roller og ansvar. Der blev også implementeret multifaktorautentifikation for ekstra sikkerhed.
Derudover blev der opsat automatiske backup-rutiner og versioneringskontrol for at beskytte mod datatab. Dette inkluderede regelmæssige backups til eksterne lagringssteder og muligheden for at gendanne data fra tidligere versioner i tilfælde af fejl eller utilsigtede ændringer. Systemet blev også overvåget for mistænkelig aktivitet for at forhindre uautoriseret adgang.
Implementering af kontinuerlig backup og katastrofeberedskab: For at eliminere risikoen for fremtidige datatab blev der etableret en robust backup-strategi. Dette omfattede konfiguration af SharePoint's indbyggede backup-funktioner samt oprettelse af eksterne backups på sikre servere. 
Løbende support og træning: 
Efter implementeringen blev der ydet omfattende support og træning til skorstensfejerens medarbejder. For at sikre, at de var fortrolige med det nye system og kunne udnytte dets fulde potentiale. 
Konklusion: Denne omfattende proces krævede en kombination af teknisk ekspertise, omhyggelig planlægning og dedikeret indsats. Ved at kombinere manuel datarekonstruktion med avancerede automatiseringsværktøjer blev det muligt ikke blot at genskabe, men også at forbedre skorstensfejerens datahåndtering og operationelle effektivitet. Implementeringen af SharePoint som central platform sikrede ikke kun genoprettelsen af kritiske data, men også etableringen af et fremtidssikret system, der øger sikkerheden og produktiviteten i den daglige drift.